Nell’organizzazione di un evento, le attività di ricerca della location sono note come “location scouting” ed in genere è la prima cosa a cui bisogna dedicarsi. Seguire alcune linee guida, facilita di molto il compito, ecco allora la nostra personale guida per tutti coloro che si trovano a che fare con il planning di un evento privato o aziendale.
Qualunque sia il tipo di evento in programma, le prime caratteristiche da valutare sono posizione, capienza e tipologia.
La location migliore è quella facilmente raggiungibile da tutti i partecipanti. Questo non significa che sia sempre necessario cercare una location in città o vicina alle grandi vie di comunicazione, infatti anche una struttura in campagna o più isolata può essere la giusta soluzione.
Pensiamo ad un anniversario oppure ad una riunione di famiglia per un’occasione speciale, il fatto di trovarsi tutti insieme in un luogo isolato contribuisce sicuramente a creare un’atmosfera magica e di festa.
Per quanto riguarda la location, le dimensioni contano. Quella ideale dovrebbe essere né troppo piccola, perché ogni ospite deve trovarsi a suo agio, né troppo grande e dispersiva.
La capienza giusta dipende principalmente da quante persone parteciperanno, è importante quindi sapere il numero di ospiti con largo anticipo. Nel caso di un evento privato, come un compleanno, un diciottesimo o una cerimonia, gestire le conferme sarà piuttosto semplice, ma se parliamo di un evento aziendale sarebbe ideale prevedere un servizio di RSVP professionale.
L’argomento della tipologia è piuttosto complesso, spesso viene definito anche come “look & feel”. In parole più semplici, si tratta dell’atmosfera. Quando si selezionano le location per un evento si deve pensare anche a che tipo di atmosfera si vuole proporre agli ospiti.
Una villa storica o un hotel 5 stelle si prestano perfettamente all’organizzazione di un evento in cui eleganza e lusso sono componenti importanti. Invece, un agriturismo o un relais in campagna sono adatti a creare nei partecipanti un senso di coesione e intimità.
Ultimo ma non meno importante, il fattore budget. Il potere di scelta sulla location, e su tutti i dettagli come decorazioni, catering ed altro, dipende molto dal budget a disposizione per l’evento. Certo, per festeggiare con amici e parenti, non si bada a spese… fino ad un certo punto.
L’obiettivo di un event planner è proprio quello di aiutarti nella realizzazione del tuo evento speciale ottimizzando il budget al meglio.
